硬件的准备及操作

　　会前物品的准备(硬件物品)

　　1) 应将会议具体时间、地点、电话号码、传真号码及公司的具体位置(地图)告之客户及有关人员。

　　2) 提前1-2天通知行政部打扫公司卫生及领取及购买有关物品，如：录象机、录音机、照相机、托盘、纸笔等。

　　3) 提前2天，按项目预算报请财务部准备有关项目款项。

　　4) 若需摄像，应提前1-2天进行试机，特别要注意摄象机摆放位置，线路插座等是否齐全匹配，试摄的效果如何等，摄像工作应每组之后都进行调试。

　　5)  提前2天预约记录员,若是新记录员,要进行审核和培训,如看其记录的速度,字迹是否清楚工整等,要将记录要求、记录方式、录音机的使用方法讲清楚。

　　6) 日光灯是否有损坏，监控室内的窗帘是否有损坏，空调是否能正常运行，两间室内卫生是否干净等。

　　会前物品的准备(食品)

　　1) 不同座谈会对食品的要求也不一样，要根据季节、会议的时间及与会者的性别、年龄进行准备。

　　2) 应避免咀嚼时容易发出声响的食品，或吃起不很不方便的食品以免影响交谈或录音。

　　3) 应避免购买的食品种类、品牌或包装对座谈会的主题有影响。

　　4) 一般座谈会的食品应有精美包装，且宁少勿滥。

　　5) 若同一项目的座谈会分几天进行，食品应分期购买。

　　6) 每次购买的食品数量应适中并略有富裕。